Lenguaje claro: Por qué la comunicación clara es importante para las empresas y los consumidores.

Absolutamente. Muchos consumidores admiten que no leen documentos oficiales porque los encuentran difíciles de entender. Esto plantea una serie de riesgos, especialmente al firmar contratos. Por ejemplo, podrías incurrir en deudas no deseadas. Por lo tanto, las empresas deberían hacer más para utilizar un lenguaje claro y comprensible. El lenguaje claro beneficia a todos: reduce malentendidos, ahorra tiempo y mejora las relaciones con los clientes. Al mismo tiempo, las empresas disfrutan de una tasa de éxito más alta, ya que los clientes responden más rápidamente y se sienten mejor informados.

Sí, y desde 2023 existe una definición reconocida a nivel mundial en forma de norma ISO. Un texto se considera en lenguaje claro si cumple con tres criterios. Primero, la información se puede localizar fácilmente. Segundo, el contenido se puede entender rápidamente. Y tercero, los lectores pueden tomar medidas relevantes una vez que han leído el texto. Por lo tanto, no se trata solo de oraciones y palabras simples, sino también de tener una buena estructura y un diseño bien concebido. Es crucial no perder de vista la experiencia del usuario. Las empresas deberían probar sus textos en la práctica y evaluar qué variante funciona mejor.

Sí. Usar lenguaje claro en el habla requiere un nivel más alto de competencia, ya que sucede en tiempo real, por lo que necesitas pensar rápidamente. Al hablar, la brevedad y la claridad son aún más importantes que al escribir. Además, el contexto y el tono juegan un papel más importante. Por ejemplo, si estás hablando con una persona por teléfono y escuchas a un bebé llorando de fondo, es importante tener esto en cuenta y comunicarte con paciencia.

En algunas empresas, anteriormente era común ejercer presión utilizando un lenguaje formal y amenazante. Sin embargo, los estudios han demostrado que la honestidad y la empatía son igual de efectivas, si no más. Las empresas que utilizan una comunicación justa y comprensible logran tasas de recuperación más altas sin perjudicar su relación con los consumidores.

Al centrarse en la comunicación H2H, o "humano a humano". Este enfoque asegura que el texto esté construido de manera que los lectores sientan que se les está dirigiendo directamente. Las empresas deben usar formas de dirección individuales en lugar de frases impersonales estandarizadas. Además, el tono de la correspondencia debe coincidir con la situación respectiva. Hay una diferencia entre alguien con una factura pendiente de 500 euros y alguien con una de 5,000 euros.

La mejor manera es a través de un proyecto piloto. Las empresas deberían tomar una comunicación típica con el cliente, producir una versión más simple y luego probar cuál variante funciona mejor. En la industria de la cobranza de deudas, una forma de evaluar el impacto es observar las tasas de recuperación y la rapidez de las respuestas de los consumidores. Estas pruebas proporcionan resultados tangibles y a menudo pueden convencer incluso a los tomadores de decisiones escépticos.

Recomiendo que todos prueben los siguientes tres consejos para escribir correos electrónicos más claros. Primero, menciona el asunto más importante desde el principio. Segundo, formula los subtítulos como preguntas, es decir, "¿Por qué te estamos escribiendo?" o "¿Qué deberías hacer?". Tercero, mueve los números y nombres confusos del cuerpo del texto a una tabla.

Sí, definitivamente. La forma en que nos comunicamos ha cambiado significativamente en los últimos siglos, sin embargo, el lenguaje oficial sigue siendo innecesariamente complicado. Las empresas y los organismos oficiales deberían estar preparados para el hecho de que los clientes usarán traducciones asistidas por IA para descifrar escritos incomprensibles. Si no simplifican su lenguaje ahora, pronto perderán el control directo sobre su comunicación. Por eso, ahora es el momento adecuado para que las empresas sean proactivas y hagan del lenguaje claro y justo la norma.