Limbaj simplu: De ce comunicarea clară contează pentru companii și consumatori.

Absolut. Mulți consumatori recunosc că evită să citească documentele oficiale din cauza limbajului greu de înțeles, ceea ce poate duce la riscuri semnificative, cum ar fi acumularea unor datorii neașteptate. De aceea, companiile ar trebui să adopte un limbaj clar și ușor de înțeles. Limbajul simplu este benefic pentru toată lumea: reduce confuziile, economisește timp și îmbunătățește relațiile cu clienții. În plus, companiile obțin o rată de succes mai mare, deoarece clienții răspund mai repede și se simt mai bine informați.

Da, începând din 2023, există o definiție global recunoscută sub forma unui standard ISO. Un text este considerat a fi în limbaj simplu dacă îndeplinește trei criterii: în primul rând, informația trebuie să fie ușor de localizat; în al doilea rând, conținutul trebuie să fie rapid de înțeles; și, în al treilea rând, cititorii trebuie să poată acționa pe baza celor citite. Astfel, limbajul simplu nu presupune doar cuvinte și propoziții clare, ci și o structură bine organizată și un layout eficient. Este esențial să punem accent pe experiența utilizatorului. De aceea, companiile ar trebui să testeze textele pentru a evalua care variantă funcționează cel mai bine.

Da, utilizarea limbajului simplu în vorbire presupune un nivel mai ridicat de competență, deoarece se desfășoară în timp real, iar gândirea rapidă este esențială. În vorbire, concizia și claritatea devin chiar mai importante decât în scris. De asemenea, contextul și tonul joacă un rol semnificativ. Spre exemplu, atunci când vorbești la telefon și auzi un copil plângând în fundal, este important să ții cont de acest detaliu și să comunici cu răbdare.

La unele companii, era obișnuit să se aplice presiune printr-un limbaj formal și amenințător. Totuși, studiile au demonstrat că onestitatea și empatia sunt la fel de eficiente – dacă nu chiar mai eficiente. Companiile care adoptă o comunicare clară și ușor de înțeles obțin rate de recuperare mai mari, fără a afecta relațiile cu consumatorii.

Prin adoptarea unei comunicări față în față, această abordare asigură că textul este conceput astfel încât cititorii să simtă o conexiune directă. Companiile ar trebui să folosească forme de adresare personalizate, evitând expresiile impersonale standard. De asemenea, tonul corespondenței trebuie să fie adaptat contextului. Există o diferență semnificativă între o persoană cu o factură restantă de 500 de euro și una cu una de 5.000 de euro.

Cea mai bună metodă este printr-un proiect pilot. Companiile ar trebui să ia o comunicare tipică cu clienții, să producă o versiune mai simplă și apoi să testeze care variantă funcționează mai bine. În industria colectării creanțelor, o modalitate de a evalua impactul este prin analizarea ratelor de recuperare și a vitezei de răspuns ale consumatorilor. Astfel de teste oferă rezultate tangibile și pot convinge adesea chiar și persoanele mai sceptice.

Recomand ca toată lumea să încerce următoarele trei sfaturi pentru a scrie emailuri mai clare. În primul rând, menționează cel mai important aspect chiar de la început. În al doilea rând, formulează subtitluri sub formă de întrebări, adică „De ce îți scriem?” sau „Ce ar trebui să faci?”. În al treilea rând, mută numerele și numele confuze din corpul textului într-un tabel.

Da, cu siguranță. Modul în care comunicăm s-a schimbat semnificativ în ultimele secole, însă limbajul oficial rămâne adesea inutil de complicat. Companiile și instituțiile oficiale trebuie să fie pregătite pentru faptul că clienții vor apela la traduceri asistate de AI pentru a înțelege texte greu de decodat. Dacă nu își simplifică limbajul acum, vor pierde rapid controlul asupra comunicării lor. De aceea, este momentul ideal ca organizațiile să fie proactive și să adopte limbajul simplu și corect ca normă.