Egyszerű nyelv: Miért fontos a világos kommunikáció a cégek és a fogyasztók számára.

Abszolút. Sok fogyasztó bevallja, hogy nem olvassa el a hivatalos dokumentumokat, mert nehezen érthetőnek találja őket. Ez számos kockázatot jelent, különösen a szerződések aláírásakor. Például nem kívánt adósságot halmozhatsz fel. A vállalkozásoknak ezért többet kellene tenniük a világos és érthető nyelv használatáért. Az egyszerű nyelv mindenkinek előnyös: csökkenti a félreértéseket, időt takarít meg, és javítja az ügyfélkapcsolatokat. Ugyanakkor a cégek is magasabb sikerességi arányt élveznek, mivel az ügyfelek gyorsabban reagálnak és jobban informáltnak érzik magukat.

Igen, és 2023 óta létezik egy globálisan elismert definíció az ISO szabvány formájában. Egy szöveg akkor minősül egyszerű nyelvűnek, ha három kritériumnak megfelel. Először is, az információ könnyen megtalálható. Másodszor, a tartalom gyorsan érthető. Harmadszor, az olvasók releváns lépéseket tudnak tenni, miután elolvasták a szöveget. Tehát nem csupán az egyszerű mondatok és szavak használatáról van szó, hanem a jó struktúráról és a jól átgondolt elrendezésről is. Kulcsfontosságú, hogy ne veszítsük szem elől a felhasználói élményt. A vállalatoknak érdemes kipróbálniuk a szövegeiket a gyakorlatban, és értékelniük, hogy melyik változat működik jobban.

Igen. Az egyszerű nyelv használata beszédben magasabb szintű kompetenciát igényel, mivel ez valós időben történik, így gyorsan kell gondolkodni. Beszéd közben a tömörség és a világosság még fontosabb, mint írásban. Ezenkívül a kontextus és a hangnem is nagyobb szerepet játszik. Például, ha telefonon beszélsz valakivel, és hallod, hogy egy baba sír a háttérben, fontos figyelembe venni ezt, és türelmesen kommunikálni.

Néhány cégnél korábban megszokott volt, hogy nyomást gyakoroltak formális és fenyegető nyelv használatával. Azonban a kutatások kimutatták, hogy az őszinteség és az empátia éppen olyan hatékony – ha nem még hatékonyabb. Azok a cégek, amelyek tisztességes és érthető kommunikációt alkalmaznak, magasabb visszafizetési arányokat érnek el anélkül, hogy rontanák a fogyasztókkal való kapcsolatukat.

Az ember-ember (H2H) kommunikációra kell összpontosítani. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a szöveg úgy legyen megfogalmazva, hogy az olvasók úgy érezzék, közvetlenül hozzájuk szólnak. A cégeknek egyedi megszólításokat kell használniuk a személytelen, sablonos kifejezések helyett. Ezenkívül a levelezés hangnemének is illeszkednie kell a megfelelő helyzethez. Különbség van aközött, aki 500 eurós, és aközött, aki 5,000 eurós tartozással rendelkezik.

A legjobb módszer egy pilot projekt indítása. A cégeknek el kell venniük egy tipikus ügyfélkommunikációt, elő kell állítaniuk egy egyszerűsített változatot, majd tesztelniük kell, hogy melyik változat működik jobban. Az adósságbehajtási iparban az egyik módja a hatás értékelésének a visszafizetési arányok és a fogyasztói válaszok sebességének megfigyelése. Az ilyen tesztek kézzelfogható eredményeket adnak, és gyakran meggyőzik még a szkeptikus döntéshozókat is.

Ajánlom, hogy mindenki próbálja ki a következő három tippet a világosabb e-mailek írásához. Először is, említsd meg a legfontosabb ügyet már az elején. Másodszor, a fejezetcímeket kérdések formájában fogalmazd meg, pl. „Miért írunk Önnek?” vagy „Mit kell tenned?” Harmadszor, a zavaró számokat és neveket a szöveg törzséből helyezd át egy táblázatba.

Igen, határozottan. A kommunikációnk módja az elmúlt néhány évszázadban jelentősen megváltozott, mégis a hivatalos nyelv még mindig szükségtelenül bonyolult. A cégeknek és hivatalos szerveknek fel kell készülniük arra, hogy az ügyfelek mesterséges intelligencia által támogatott fordításokat fognak használni a megérthetetlen írások dekódolásához. Ha most nem egyszerűsítik a nyelvüket, hamarosan elveszítik a közvetlen kontrollt a kommunikációjuk felett. Ezért most van itt az ideje, hogy a cégek proaktívan lépjenek, és az egyszerű és tisztességes nyelvet alapértelmezetté tegyék.