Miért jut hozzá gyorsabban a pénzéhez digitális felszólító levél segítségével

Teljesen automatizált, barátságos emlékeztetők a régimódi levelek helyett: Digitális fizetési felszólítási rendszer alkalmazásával a vállalatok gyorsabban, hatékonyabban és személyre szólóbban reagálhatnak a fizetési késedelmekre és elmaradásokra. De az európai vállalatoknak csak egy töredék része használja ezt ki.

Ha mindez eszébe jut, amikor a GDPR-rel kapcsolatos bosszantó sürgető e-mailekről hall, akkor a lényeg elkerüli a figyelmét:

sok vállalat végül is komoly digitális tavaszi nagytakarítás útján oldja meg a problémát. Az elavult üzleti eljárások próba elé állítják –, de ez kiváló alkalom a hatékonyabb és digitálisabb megújuláshoz. Különösen ha a késedelmek kezelése a feladat, az európai vállalatoknak van mit behozniuk. Az EOS „Európai fizetési magatartás” című felmérése kimutatta, hogy 2017-ben az európai vállalatoknak mindössze 18%-a alkalmazott digitális fizetési felszólítási rendszert. A vállalatok többféle módon költenek pénzt: a digitális fizetési felszólítások nemcsak pontosabb fizetéseket eredményeznek, hanem a vállalatoknak a vevőik adósságának kezelésével kapcsolatos behajtási költségeit és adminisztratív terheit is csökkentik.

A GDPR beköszönte próbára teszi az üzleti folyamatokat.

Bár a számítógépes alapú számvitel ma már általános, sok vállalat nem rendelkezik hatékony eljárással a fizetési késedelmek kezelésére. Ezzel szemben az inkasszóeljárások jelentős része emberi interakción alapul. Az igazság pillanata akkor jön el, amikor vállalatok olyan, a GDPR által előírt dokumentumokat kezelnek, amelyeken ügyfeleik összes adatát tárolják. Felteszik a kérdést önmaguknak: Valóban ennyi könnyen eltéveszthető lépésen kell átmennünk, hogy megkapjuk a nekünk járó pénzt?

A vállalatvezetők azonban gyakran megfeledkeznek a következőről: Egy megbízható fizetési felszólítási rendszer nemcsak a csah flow-t lendítheti fel. Hanem azzal is pénzt takaríthat meg, hogy csökken a vevők lemorzsolódása. Ha idejekorán konstruktív párbeszédet kezdünk velük, akkor inkább megmaradnak –, és olcsóbb megtartani a vevőket, mint újakat szerezni.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

A tartozások behajtása ma más hangnemet igényel.

Ezért 2018 jó alkalomként szolgál a vállalatok számára, hogy egy teljesen új digitális fizetési felszólítási rendszer bevezetéséről gondolkodjanak. Ez arra is módot adna a vállalatoknak, hogy reagáljanak a keresletnek az e-kereskedelem innovációin alapuló változásaira, ahol minden egy kicsit egyszerűbb, kötetlenebb és barátságosabb – még ha tisztán racionális, nagy adathalmazokon és algoritmusokon alapuló üzleti folyamatokon alapszanak is.

Vállalatok gyakran elhamarkodottan és drasztikusan küldenek ki vastag betűs FIZETÉSI FELSZÓLÍTÁS című e-maileket és leveleket, amelyekben további költségekre, kamatokra, sőt jogi eljárásra figyelmeztetnek. Természetes emberi dolog, hogy a vevők daccal vagy védekezően reagálnak, amikor el vannak maradva a kifizetéseikkel. A legtöbb fizetési késedelem mögött bagatell okok rejlenek: egy számlát egyszerűen nem vettek észre, mert a papírhalom aljára került, vagy tévedésből törölték azt az e-mailt, amelynek csatolmánya tartalmazta a számlát. Vagy a vevő egyszerűen megfeledkezett arról, hogy számlára vásárolt, nem pedig PayPal útján vagy hitelkártyával, ahogy szokta.

Ha a számláról való leemelés meghiúsul, az is szerencsétlen véletlen műve lehet: a számla fedezetét éppen az esedékesség napján lépték túl. Vagy a vevőnek új hitelkártyát kellett igényelnie, mert a megrendeléshez felhasznált régi kártyáját ellopták vagy zárolták.

Az önkiszolgáló portálok forrásokat szabadítanak fel a vállalatoknál.

Akármilyen célból is: egy jól működő fizetési felszólítási rendszer automatikusan reagál az ilyen esetekre, jóindulatú és a bürokratikus szóhasználatot kerülő üzenetekkel; Elnézést, de nem sikerült megterhelnünk a hitelkártyáját –, kérjük, kattintson ide, és frissítse a fizetési adatait, mi pedig még egyszer megpróbáljuk. Az üzenetek nem is említenek olyan szavakat, mint a „felszólítás” vagy „fizetési emlékeztető”. Csak egy barátságos e-mail, amely kimondja: ne aggódjon, ebben a gyors digitális világban mindnyájan szem elől tévesztünk néha dolgokat.

Ideális esetben az e-mail link a vevőt egy önkiszolgáló weboldalra vezeti, ahol frissítheti az adatait, és új fizetési eljárást kezdeményezhet, vagy azonnal fizethet is. A vevők számára ez kevesebb papírmunkát és telefonálási időt jelent, miközben a tranzakció gyorsabban és olcsóbban lebonyolítható, és több sikeres kifizetést eredményez a vállalat számviteli egysége számára.

Minél több embernek kell manuálisan beavatkozni a digitális követelésbehajtási folyamatba, annál nagyobb annak a veszélye, hogy az elakad –, ami nemcsak a cash flow-ját csökkenti, de a vevőket okkal inkább irritálja és zavarja, mint akár csak néhány éve. Ennek az a magyarázata, hogy ma elkényeztetnek a e-kereskedelem jól szervezett úttörői, akikkel a mindennapi életünkben dolgunk van.

Bármikor elő tudjuk hívni saját vevőink adatait, a megrendeléseket és a fizetési tranzakciókat, naprakész információkat kaphatunk a megrendelések és a kiszállítások állapotáról, és a digitális fizetési módok széles köréből választhatunk, a beszedési megbízásoktól a hitelkártyán és a PayPalen keresztül az azonnali átutalásokig. A vevők naponta találkoznak teljesen digitalizált, adatbázis-alapú üzleti folyamatokkal, ezért sokkal érzékenyebbek mindenre, aminek papírmunka és bürokrácia szaga van.

A KKV-k túl sok likviditásról mondanak le.

Számos tanulmány illusztrálja a probléma méretét: sok vállalatnál a forgótőke túl nagy része van lekötve, amihez nagyban hozzájárulnak a kifizetetlen számlák. Ez nemzetközi probléma: Az északi országokban, Svédországban, Finnországban, Norvégiában és Dániában a vállalatoknál lekötött forgótőke durván egyharmadával haladja meg az európai átlagot – a Nordea pénzügyi csoport által végzett tanulmány szerint. A felmérésben részt vett 184 vállalatnál 65 milliárd euró lenne felszabadítható jobb forgóeszköz-kezeléssel – állapította meg a tanulmány.

A hatékonyabb adósságbehajtás előnyei egyre inkább tudatosulnak azokban az országokban, amelyekben a likviditás fontos kérdésnek számít – mutat rá az „Európai fizetési magatartás” című felmérés. Spanyolország áll az élen, ahol a vállalatok 58%-a működtet digitális követelésbehajtó rendszert. De Magyarország és Svájc (53%) is az élen állók közé tartozik. Németországban viszont úgy tűnik, hogy a vállalatok megengedhetik maguknak a status quo luxusát. 2017-ben a német vállalatoknak mindössze 3%-a működtetett teljesen digitalizált követelésbehajtási rendszert.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Megosztás

Nyomtatás