Pourquoi la relance numérique accélère les paiements.

Des rappels amicaux entièrement automatisés au lieu de courriers démodés: Avec un système de relance numérique, les entreprises peuvent réagir plus vite, plus efficacement et de manière plus personnalisée face aux retards de paiement ou aux impayés. Mais seulement quelques entreprises européennes en utilisent un.

Si tout ce qui vous vient à l’esprit quand vous entendez « RGPD » est une série d’e-mails à envoyer à la dernière minute, vous n’avez rien compris:

de nombreuses entreprises se décident enfin à entamer un grand ménage numérique; Les processus commerciaux dépassés sont testés - une bonne opportunité pour une réorganisation numérique et plus efficace. Les entreprises européennes ont du retard à rattraper, notamment quand il s'agit de gérer les arriérés : En 2017, seulement 18 pour cent de sociétés européennes utilisaient des systèmes numériques de relance selon l’étude EOS « European Payment Practices ». Les entreprises gaspillent de l’argent de plusieurs manières : La relance numérique permet d'obtenir des paiements plus ponctuels et fait faire des économies de coûts de recouvrement aux entreprises, tout en réduisant les charges administratives et les taux d’erreur dans la gestion des dettes des clients.

L’arrivée du RGPD met à l’épreuve les processus des entreprises.

Même si la comptabilité informatisée est désormais très généralisée, de nombreuses sociétés n’ont pas de manière efficace de gérer les impayés. En effet, de nombreuses procédures de relance restent basées sur une interaction humaine. Le moment de vérité arrive lorsque les sociétés produisent la documentation requise par le RGPD à propos du lieu où toutes les données des clients sont conservées et des modalités de leur traitement. Elles se posent les questions suivantes : Devons-nous vraiment passer par autant d’étapes sujettes à erreurs pour demander l’argent qui nous est dû ?

Voici ce que les responsables d’entreprise oublient souvent : Un système de relance solide ne se contente pas de booster votre trésorerie. Il vous fait aussi réaliser des économies en réduisant la perte de clientèle car en entamant un dialogue constructif avec les clients à un stade précoce on les fidélise — et il est moins cher de conserver des clients que d’en obtenir de nouveaux.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Le recouvrement exige d'adopter un ton différent aujourd’hui.

L'année 2018 est donc une bonne année pour réfléchir à l’introduction d'un système de relance entièrement numérique dans les entreprises. Ceci permettrait aux sociétés de réagir face à une évolution des demandes des clients déclenchées par des innovations dans l’e-commerce, où tout est plus simple, plus convivial et plus informel, même si tout est basé sur des processus purement rationnels, à base de big-data et d’algorithmes.

Les sociétés envoient souvent des relances trop rapidement et trop impérieuses, avec des mails ou des courriers portant des titres en caractères gras comme RAPPEL DE PAIEMENT et laissant entrevoir des frais supplémentaires, des intérêts voire des poursuites. Il est tout à fait humain que les clients réagissent avec défiance ou de manière défensive quand ils ont du retard dans leurs paiements. D’ailleurs, la plupart des impayés se produisent pour des raisons très anodines : Une facture a pu être ignorée car elle était cachée tout au fond d'un colis ou jointe à un e-mail qui a été effacé par erreur. Ou les clients ont tout simplement oublié qu’ils avaient acheté à crédit au lieu d’utiliser PayPal ou une carte de crédit comme ils le font d’habitude.

Même quand un prélèvement échoue, il peut simplement s'agir d’une coïncidence malheureuse : Le compte courant est peut-être en découvert exactement à la date du prélèvement. Ou bien le client a dû commander une nouvelle carte de crédit car l’ancienne utilisée pour la commande a été volée ou bloquée.

Les portails en self-service libèrent les ressources des entreprises.

Quelle que soit la raison : Un bon système de relance réagit automatiquement à ces situations par des messages conviviaux qui ne contiennent pas de terminologie bureaucratique : Désolé, mais nous n’avons pas pu débiter votre carte de crédit, merci de cliquer ici pour mettre à jour vos coordonnées de paiement et nous ferons un nouvel essai. Les messages ne mentionnent même pas de termes tels que « rappel de paiement » ou « relance ». Simplement un e-mail sympathique qui dit : Ne vous inquiétez pas, dans cet univers numérique, tout va très vite et il nous arrive à tous d'oublier quelque chose.

Dans l’idéal, le message met les clients en liaison avec un site web en self-service où ils peuvent mettre à jour leurs coordonnées et lancer un nouveau processus de paiement ou payer immédiatement. Pour les clients, cela veut dire moins de paperasse et moins de temps au téléphone, alors que les transactions sont traitées plus rapidement et de manière moins coûteuse, ce qui booster le nombre de paiements réussis dans l’unité comptable d’une société.

Plus le personnel doit intervenir manuellement dans un processus de relance numérique, plus le risque est grand que les lettres envoyées aux clients soient ignorées ou retardées, et le processus ralentit et finit par s'arrêter - cela réduit votre trésorerie et agace les clients bien plus rapidement aujourd’hui qu'il y a quelques années. Parce qu’aujourd’hui nous sommes tous habitués aux pionniers de l’e-commerce très bien organisés avec lesquels nous traitons dans notre vie personnelle.

Pouvoir extraire à tout moment les données de vos propres clients, leurs commandes et transactions de paiement, de pouvoir obtenir des mises à jour en direct de l’état des commandes et des livraisons et de pouvoir choisir parmi une large gamme de méthodes de paiement numériques, y compris le prélèvement automatique, les cartes de crédit, PayPal et les transferts immédiats : Les clients font l’expérience au quotidien de processus commerciaux entièrement numérisés et basés sur les données, ce qui les rend de plus en plus sensibles à tout ce qui leur fait penser à la paperasserie et à l’administration.

Les PME disent adieu à d'importantes liquidités.

Plusieurs études illustrent l’envergure du problème : Dans de nombreuses sociétés, une trop grande quantité de fonds de roulement est bloquée, et les factures impayées y contribuent beaucoup. C’est un problème à l’échelle internationale : Dans les pays nordiques - Suède, Finlande, Norvège et Danemark - les fonds de roulement bloqués dans les entreprises dépassent la moyenne européenne d’environ un tiers, selon une étude menée par le groupe financier Nordea. Les 184 sociétés qui ont participé à l’étude pourraient débloquer 65 milliards d’euros en améliorant leur gestion du capital, révélait l’étude.

On constate une meilleure sensibilisation aux avantages liés à un recouvrement plus efficace dans les pays où les liquidités sont un gros problème, révèle l’étude « European Payment Practices » : En haut de la liste on trouve l’Espagne, où 58 pour cent des sociétés utilisent un système de relance numérique. Mais la Hongrie et la Suisse (53 pour cent) comptent aussi parmi les leaders en la matière. En Allemagne en revanche, la plupart des sociétés semblent pouvoir s'offrir le luxe de conserver le statu quo : En 2017, seulement 3 pour cent des sociétés allemandes utilisaient des systèmes de relance entièrement numérisés.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

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