Proč s digitálními upomínkami získáte peníze rychleji?

Plně automatizované upomínky namísto staromódních dopisů: Díky digitálnímu systému upomínání mohou společnosti reagovat rychleji, efektivněji a personalizovaněji na opožděné platby nebo platební neschopnost svých zákazníků. Tuto možnost však využívá jen zlomek evropských společností.

Když šlyšíte zkratku GDPR a jediné, co vám proběhne hlavou jsou otravné emaily zasílané na poslední chvíli, tak vám něco uniká:

mnoho společností se konečně dostává k opravdovému digitálnímu jarnímu úklidu. Testují se zastaralé obchodní procesy, což je dobrou příležitostí pro efektivnější a digitální renovace. Zejména pokud jde o správu pohledávek, mají evropské společnosti co dohánět: V roce 2017 podle průzkumu EOS European Payment Practices disponovalo pouze 18 procent evropských společností digitálními systémy upomínání. Společnosti rozdávají peníze několika způsoby: zatímco digitální upomínání veden nejen k přesnějším platbám, ale také šetří společnosti náklady na vymáhání, snižuje administrativní zátěž a chybovost při správě pohledávek dlužníků.

Příchod GDPR testuje obchodní procesy.

Přestože jsou k účetnictví již standardně využívány počítače, mnoho společností nemá efektivní způsob, jak nakládat s pohledávkami. Namísto toho se velká část upomínkových procesů stále spoléhá na lidskou interakci. Okamžik pravdy přichází, když společnosti připravují dokumentaci požadovanou GDPR o tom, kde jsou uloženy všechny údaje o zákazníkovi a jak se zpracovávají. Ptají se sami sebe: Musíme, opravdu, udělat tolik kroků, při kterých mohou lehce vzniknout chyby, abychom své peníze od zákazníků/dlužníků získali zpět?

Na co ředitelé společností často zapomínají: Efektivní systém upomínání nezvyšuje pouze cash flow společnosti. Šetří peníze tím, že se ve velmi raném inkasu zahájí konstruktivní dialog se zákaníkem, kterého si chce společnost i nadále udržet  - je levnější udržet si stávající zákazníky než získávat nové.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Vymáhání pohledávek vyžaduje dnes jiný tón.

Rok 2018 je dobrým rokem k přemýšlení o zavedení plně digitalizovaného upomínkového procesu. Společnostem by umožnil reagovat na změny v požadavcích klientů vyvolaných inovacemi v e-commerce, kde je vše trochu jednodušší, méně formální a přátelštější - i když je to vše založené na čistě racionálních, datových a algoritmových obchodních procesech.

Firmy často posílají upomínky příliš rychle a špatně stylizovné společně s e-maily nebo dopisy nesoucími tučné hlavičky jako UPOMÍNKA PLATBY a narážejícími na další dodatečné platby, úroky a dokonce i právní kroky. Je naprosto přirozené, že zákazníci mohou reagovat s nevolí nebo defenzivně, když jsou s platbami ve zpoždění. Ve skutečnosti k většině selhání dochází z poměrně triviálních důvodů: Faktura může být jednoduše přehlédnuta, protože byla skryta na samém dně balíčku nebo připojena k e-mailu, který byl omylem smazán. Nebo zákazníci prostě zapomněli, že si koupili zboží s převodem na účet a ne přes PayPal nebo kreditní kartu, jak to obvykle dělají.

I v případě, že upomenutí selže, může to být jen nešťastná shoda okolností: Běžný účet může být přečerpán přesně v den splatnosti. Nebo zákazník musel objednat novou kreditní kartu, protože stará, která byla při objednávce použita mu byla odcizena nebo zablokována.

Samoobslužné portály uvolní zdroje ve společnostech.

Bez ohledu na důvod: Dobrý upomínkový systém automaticky na takové případy reaguje přátelskými zprávami bez byrokratických termínů: Bohužel jsme nemohli odečíst platbu z vaší kreditní karty — klikněte prosím zde a aktualizujte své platební údaje, zkusíme to znovu. Ve zprávě nejsou slova jako upomínka nebo platební upomínka, jen přátelský e-mail se slovy: Žádné starosti, v tomto rychlém digitálním světě všichni někdy ztratíme přehled.

V ideálním případě e-mailový odkaz přesměruje klienty na samoobslužný web, kde mohou aktualizovat své údaje a iniciovat nový platební proces nebo platit přímo na místě. Pro zákazníky to znamená méně papírování a méně času na telefonu, transakce jsou řešeny rychleji a levněji, zvyšuje se počet úspěšně doručených plateb.

Čím více zaměstnanců bude muset manuálně zasahovat do digitálního upomínkového procesu, tím větší je riziko, že dopisy zákazníků  budou ignorovány nebo zpožděny a celý proces dospěje k zastavení - což nejen sniží cash flow, ale také rozzlobí zákazníky mnohem rychleji než před  několika lety.

Mít přístup ke svým zákaznickým údajům, objednávkám a platebním transakcím, získávat aktualizace k objednávkám a statusy doručení. Možnost výběru široké škály digitálních platebních metod včetně přímého debetu, platby kreditní kartou, PayPal a okamžitých převodů: Zákazníci zažívají každodenně plně digitalizované procesy, takže jsou stále citlivější na cokoli, co zavání papírováním a červenou páskou.

Malé a střední společnosti poskytují dostatek likvidity.

Několik studií popisuje situaci takto: Ve společnostech je mnoho pracovního kapitálu neefektivně využíváno a jedním z hlavních přispěvovatelů je řešení pohledávek. Je to mezinárodní problém: V severských zemích Švédska, Finska, Norska a Dánska převyšuje pracovní kapitál vázaný na společnosti podle studie provedené finanční skupinou Nordea evropský průměr zhruba o třetinu. Říká, že 184 společností, které se zúčastnily průzkumu, by mohly uvolnit 65 000 000 000 EUR lepším řízením pracovního kapitálu.

Povědomí o výhodách spojených s účinnějším vymáháním pohledávek existuje v zemích, kde mají společnosti problém s likviditou, jak ukazuje průzkum European Payment Practices: Přední místo na seznamu patří Španělsku, kde 58 procent společností využívá digitální upomínkový systém. Ale také Maďarsko a Švýcarsko (53 procent) jsou v žebříčku společností vysoko. V Německu se naopak zdá, že většina společností si stále může dovolit luxus zachování statusu quo: V roce 2017 pouze 3 procenta německých společností provozovaly plně digitalizované systémy upomínek.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Vytisknout