Защо дигиталното събиране на вземания ще ви помогне да си върнете парите по-бързо.

Напълно автоматизирани любезни напомняния вместо старомодните писма: с помощта на една дигитална система за събиране на дългове компаниите могат да реагират по-бързо, по-ефикасно и по-персонализирано на просрочените или непогасени плащания. Само една част от европейските компании обаче се възползват от нея.

Ако всичко, което ви идва наум, когато чуете ОРЗД (Общ регламент за защита на данните), са изпратени в последния момент досадни имейли, вие пропускате същността:

: много компании най-накрая се заловиха със сериозно дигитално пролетно почистване. Остарелите бизнес процеси са подложени на изпитание - добра възможност за по-ефикасно и дигитално усъвършенстване. Особено когато става дума за управление на просрочени задължения, европейските компании имат да наваксват: През 2017 г. само 18 процента от европейските компании използват дигитални системи за събиране на вземания, сочи изследването "Европейски практики по отношение на плащанията”, проведено от EOS. Компаниите се лишават от средства по няколко начина: Докато дигиталното събиране на вземания не само води до повече своевременни плащания, то спестява на компаниите също разходите по събирането и намалява административните тежести и процента на грешките при обработването на дълговете на клиентите

Влизането в сила на ОРЗД подложи бизнес процесите на изпитание.

Въпреки че компютърното счетоводство вече до голяма степен е норма, много компании не разполагат с ефикасен начин да се справят с непогасените задължения. Вместо това много процедури за събиране на вземания все още разчитат на човешкото взаимодействие. Моментът на истината идва, когато компаниите генерират документацията, която се изисква от ОРЗД, относно това къде се съхраняват всички данни на клиентите и как се обработват. Те се питат: Наистина ли трябва да предприемаме толкова много стъпки, уязвими за грешки, за да потърсим парите, които ни се дължат?

Управителите на компании често забравят следното: Една солидна система за събиране на вземания не само ще повиши вашия паричен поток. Тя ще спести също средства, като намали загубата на клиенти, тъй като провеждането на конструктивен диалог с клиентите на ранен етап помага те да бъдат задържани — а по-евтино е да задържиш клиентите, отколкото да спечелиш нови.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Събирането на дългове днес изисква различен тон.

Затова 2018 г. е добра година за компаниите да помислят за въвеждането на напълно дигитализирана система за събиране на вземания. Това ще позволи на компаниите също да отговорят на промяната в търсенето на клиентите, задвижена от иновациите в електронната търговия, където всичко е малко по-опростено, по-неформално и по-любезно – въпреки че почива върху чисто рационални бизнес процеси, базирани на големи данни и алгоритми.

Често компаниите бързат да изпратят напомняне и то по доста драстичен начин по имейл или писма със заглавия с главни удебелени букви като НАПОМНЯНЕ ЗА ПЛАЩАНЕ и загатвайки за допълнителни такси, свързани с плащането, лихви и дори правни действия. Съвсем човешко е в такива случаи клиентите да реагират предизвикателно или отбранително, когато са закъснели с плащанията си. На практика повечето неплащания се случват по тривиални причини: Пропусната фактура поради факта, че е останала скрита на дъното на пакета, или е била прикачена към имейл, изтрит по погрешка. Или пък клиентите просто са забравили, че са купили нещо на изплащане, а не чрез PayPal или с кредитна карта, както обикновено правят.

Дори един неуспешен дебит може да се дължи просто на неблагоприятно съвпадение: Възможно е текущата сметка да не разполага със средства към датата на падежа. Или пък клиентът е трябвало да поръча нова кредитна карта, тъй като старата, която е използвал за поръчката, е била открадната или блокирана.

 

Порталите на самообслужване освобождават ресурси за компаниите.

Без значение каква е причината: Добрата система за събиране на вземания автоматично отговаря в такива случаи с любезни съобщения без бюрократична терминология: За съжаление не успяхме да изтеглим сумата от вашата кредитна карта – моля, кликнете тук и актуализирайте вашите данни за плащане и ние ще опитаме отново. Съобщенията дори не съдържат думи като ‘напомняне’ или ‘напомняне за плащане’. Просто любезен имейл, който гласи: Не се притеснявайте, в този забързан дигитален свят всички ние понякога забравяме за някои неща.

В идеалния случай връзка в имейла ще насочи клиента към уебсайт на самообслужване, където той ще може да актуализира своите данни и да инициира ново плащане или да плати направо оттам. За клиентите това означава по-малко бумащина и по-малко време, прекарано в телефонни разговори, като транзакциите се обработват по-бързо и по-евтино и броят на успешните плащания в счетоводството на компанията се увеличава.

Колкото повече служители се намесват ръчно в дигиталния процес на събиране на вземания, толкова по-голям е рискът писмата до клиентите да бъдат игнорирани или да закъснеят и целият процес да бъде блокиран – което не само намалява вашия паричен поток, но нервира и дразни клиентите много по-бързо в днешно време, отколкото преди няколко години. Защото днес всички ние сме разглезени от пионерите на доста добре организираната електронна търговия, с които общуваме в личния си живот.

Имаме възможност винаги да проверим своите клиентски данни, поръчките и паричните транзакции, да получим информация в реално време за статуса на поръчките и доставките и разполагаме с избор от широк спектър на дигитални начини за плащане, включително директен дебит, кредитни карти, PayPal и незабавни плащания: клиентите ежедневно се срещат с изцяло дигитализирани, базирани върху данни бизнес процеси, така че те стават все по-чувствителни относно всяко нещо, което мирише на бумащина и бюрокрация.

 

Малките и средни предприятия се лишават от голяма ликвидност.

Няколко проучвания илюстрират мащаба на проблема: в много компании твърде голяма част от оборотния капитал е свързан и неплатените сметки имат главен принос за това. Проблемът е международен: в скандинавските страни Швеция, Финландия, Норвегия и Дания свързаният оборотен капитал в компаниите надвишава средния за Европа с около една трета, според проучване, проведено от финансова група Nordea. 184-те компании, участници в изследването, могат да освободят 65 млрд. евро чрез по-добро управление на оборотния си капитал, се твърди в него.

Повишено осъзнаване на предимствата, свързани с по-ефикасното събиране на дълговете, е налице в страните, където ликвидността е голям проблем, показва изследването “Европейски практики по отношение на плащанията”: начело в списъка е Испания, където 58 процента от компаниите работят с дигитална система за събиране на вземанията. Но Унгария и Швейцария (53 процента) също са сред водещите страни. В Германия, от друга страна, повечето компании все още изглежда успяват да си позволят лукса да поддържат статуквото: през 2017 г. само 3 процента от немските компании работят с напълно дигитализирани системи за събиране на вземания.

 

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Споделете това

Печат