Waarom u sneller uw geld krijgt met digitale aanmaningen.

Volledig automatische vriendelijke herinneringen in plaats van ouderwetse brieven: Met een digitaal aanmaningssysteem kunnen bedrijven sneller, efficiënter en persoonlijker reageren op laattijdige of onbetaalde betalingen. Toch maakt slechts een fractie van Europese bedrijven er gebruik van.

Als u bij GDPR enkel denkt aan vervelende e-mails die op de valreep werden verzonden, mist u het punt:

heel wat bedrijven zijn eindelijk begonnen aan een grote digitale lenteschoonmaak. Verouderde bedrijfsprocessen worden op de proef gesteld en dat is een goede opportuniteit om te kiezen voor een efficiëntere, digitale facelift. Vooral wanneer het gaat over achterstallige betalingen hebben Europese bedrijven achterstand in te halen: In 2017 gebruikte slechts 18 procent van de Europese bedrijven digitale aanmaningssystemen, volgens het “Europees Betalingsgedragonderzoek” van EOS. Bedrijven geven geld op verschillende manieren weg: Digitale aanmaningen leiden niet alleen tot stiptere betalingen, bedrijven besparen er ook invorderingskosten mee uit. Daarnaast verminderen ze de administratieve last en foutenpercentages bij het behandelen van de schuld van de klant.

De komst van GDPR stelt bedrijfsprocessen op de proef.

Hoewel digitale boekhouding nu grotendeels standaard is, hebben veel bedrijven geen efficiënte manier voor het verwerken van wanbetalingen. Heel wat aanmaningsprocedures worden nog steeds op basis van menselijke interactie opgevolgd. Het moment van de waarheid breekt aan wanneer bedrijven de GDPR-documentatie moeten maken over waar alle klantgegevens worden opgeslagen en hoe ze worden verwerkt. Ze stellen zich dan de vraag: moeten wij nu echt zoveel foutgevoelige stappen zetten om het ons verschuldigde geld te vragen?

Wat bedrijfsleiders vaak vergeten is dat een solide aanmaningssysteem niet alleen de cashflow een boost geeft. Het bespaart ook geld door een lager klantenverlies want vroegtijdig een constructieve dialoog aangaan, helpt om klanten te doen terugkomen — en het is goedkoper bestaande klanten te behouden dan nieuwe klanten te werven.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Schuldinvordering vereist vandaag de dag een andere toon.

2018 is dus voor bedrijven een goed jaar om na te denken over de invoering van een volledig digitaal aanmaningssysteem. Dit maakt het voor bedrijven mogelijk te reageren op veranderende klanteneisen die worden veroorzaakt door innovatie in e-commerce, waar alles een beetje eenvoudiger, informeler en vriendelijker is, ook al is het gebaseerd op puur rationele businessprocessen die gebaseerd zijn op big data en algoritmes.

Vaak versturen bedrijven te snel en te drastisch herinneringen met e-mails of brieven met grote titels als BETALINGSHERINNERING en zinspelen ze op bijkomende kosten, interesten en zelfs juridische actie. Het is al te menselijk dat klanten opstandig of defensief reageren als ze met hun betalingen achterlopen. De meeste wanbetalingen komen in feite voor vrij triviale redenen voor: Een factuur kan simpelweg over het hoofd worden gezien omdat ze onderaan een pakket was verborgen of in bijlage van een onterecht verwijderde e-mail zat. Of klanten zijn gewoon vergeten dat ze iets via een rekening hebben gekocht en niet via PayPal of creditcard zoals ze dat gewoonlijk doen.

Zelfs als het debiteren mislukt, kan dat een ongelukkig toeval zijn: De rekening kan net op de vervaldag een ontoereikend saldo hebben. Of de klant moest een nieuwe creditcard bestellen omdat zijn vorige kaart, die hij had gebruikt voor de bestelling, werd gestolen of vergrendeld is.

Selfservice-
portalen maken resources bij bedrijven vrij.

Ongeacht voor welke reden: Een goed aanmaningssysteem reageert automatisch op dergelijke gevallen met vriendelijke boodschappen zonder bureaucratische termen: Sorry, maar we konden uw creditcard niet debiteren. Klik hier en update uw betaalgegevens zodat we opnieuw kunnen proberen. De berichten bevatten niet eens woorden als‘herinnering' of 'betalingsherinnering'. </155 Gewoon een vriendelijke e-mail die zegt: Geen probleem, in deze snelle digitale wereld vergeten we allemaal wel 's iets.

Idealiter leidt de link in de e-mail klanten naar een selfservice website waar ze hun gegevens kunnen updaten en een nieuw betaalproces kunnen opstarten, of onmiddellijk kunnen betalen. Voor klanten betekent dit minder papierwerk en minder tijd aan de telefoon. Transacties worden sneller en goedkoper afgehandeld zodat het aantal succesvolle betalingen op de boekhouding een boost krijgt.

Hoe meer personeel manueel in een digitaal aanmaningsproces moet ingrijpen, hoe groter het risico dat de klant de brieven zal negeren of later zal behandelen. Dan komt het hele proces tot stilstand, wat niet alleen de cashflow vermindert maar klanten ook irriteert of ergert en dat gebeurt vandaag veel sneller dan een paar jaar geleden. Vandaag zijn we allemaal verwend door goed georganiseerde pioniers in e-commerce waarmee we in ons privéleven te maken krijgen.

We kunnen op elk moment onze klantgegevens, bestellingen en betaaltransacties oproepen, krijgen live updates over de status van bestellingen en leveringen en beschikken over een breed scala digitale betaalmethoden zoals domiciliëring, creditcard, PayPal en overschrijving: Klanten ervaren elke dag volledig gedigitaliseerde, op data gebaseerde businessprocessen. Daardoor zijn ze steeds gevoeliger voor alles wat ruikt naar papierwerk en administratieve rompslomp.

Kmo's geven heel wat liquiditeit weg.

Verschillende studies wijzen op de omvang van het probleem: In veel bedrijven zit het bedrijfskapitaal vast en daar dragen onbetaalde rekeningen voor een groot stuk toe bij. Het is een internationaal probleem: Volgens een studie van de financiële groep Nordea zit ongeveer een derde meer bedrijfskapitaal vast in de Scandinavische landen Zweden, Finland, Noorwegen en Denemarken dan het Europese gemiddelde. De 184 bedrijven die aan het onderzoek deelnamen, konden 65 miljard euro vrijmaken door een beter beheer van het bedrijfskapitaal, stelde de studie.

In landen waar liquiditeit een groot probleem is, bestaat er een groter bewustzijn van de voordelen van een efficiëntere invordering, toont het Europees Betalingsgedragonderzoek aan: Bovenaan de lijst staat Spanje waar 58 procent van de bedrijven met een digitaal aanmaningssysteem werkt. Maar ook Hongarije en Zwitserland (53 procent) behoren tot de koplopers. In Duitsland lijken de meeste bedrijven zich dan weer nog steeds de luxe van de status quo te kunnen veroorloven: In 2017 gebruikte slechts 3 procent van de Duitse bedrijven een volledig gedigitaliseerd aanmaningssysteem.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.
Druk af