Das Inkassosystem Kollecto+. So geht Inkasso reibungsloser und effizienter.

Als das Entwickler*innenteam aus Rumänien vor knapp fünf Jahren seine Arbeit aufnahm, gab es noch keine genaue Vorstellung davon, wie das Ergebnis aussehen würde. Die einzige Vorgabe bestand darin, ein IT-System zu schaffen, mit dem alle EOS Landesgesellschaften gleichermaßen arbeiten können. Hierfür arbeiten die Entwickler*innen eng mit den Projektteams der EOS Landesgesellschaften zusammen. So wie mit Igor und den Mitgliedern seines Teams in Kroatien. „Die Entwicklung war ein sehr agiler, schrittweiser Prozess“, erinnert sich Igor. „Wir bauten Modul für Modul – immer drei Schritte nach vorn und wieder einen zurück.“ Dass das Entwickler*innenteam aus Rumänien kommt, ist kein Zufall. Hier ist bereits der Vorgänger Kollecto programmiert worden. Bei Kollecto+ handelt es sich jedoch weniger um ein Update als vielmehr um eine Generalüberholung. Welche Priorität das Projekt genießt, zeigt ein Blick in die Teamstruktur. Schirmherr ist nämlich niemand anderes als Marwin Ramcke, seines Zeichens Geschäftsführer der EOS Gruppe und verantwortlich für die Region Osteuropa.

Der eigentliche Roll-out in Kroatien begann im Juli 2017 und erfolgte in vier Durchläufen: Zuerst wurden im Januar 2018 die besicherten Inkassofälle vom alten in das neue System migriert. Darauf folgten im Juli desselben Jahres die unbesicherten Fälle sowie im Mai 2019 das neue Finanzmodul. Zu guter Letzt kamen Ende 2019 die unbesicherten Schulden und die Rechtsabteilung an die Reihe. Am Ende wurden fast 490.000 Fälle in das neue System überführt. Die Daten stammen nicht nur aus der alten Inkassosoftware, sondern auch aus dem Legal-System, verschiedenen Excel-Dateien und vielen weiteren Quellen. Allein die Migration der unbesicherten Fälle aus Forderungskäufen nahm vier ganze Tage und Nächte in Anspruch. Wichtigster Teil des Projekts waren dann die Systemstabilisierung und Datenbereinigung nach Abschluss der Migration. 

Heute arbeiten bei EOS in Kroatien über 200 Mitarbeiter*innen mit Kollecto+. Alle sechs Abteilungen sind an das System angebunden. In einer Umfrage teilten sie ein paar Monate nach Livegang ihre ersten Erfahrungen mit dem Projektteam. Das Ergebnis: Nicht jede Abteilung hat den Umstieg gleich gut aufgenommen. Während in den Abteilungen der Debt Collection große Zufriedenheit herrscht, sehen die Mitarbeiter*innen der Finanzabteilung noch Handlungsbedarf. „Einer der Vorteile von Kollecto+ ist, dass es Arbeitsschritte stark vereinfacht. An mancher Stelle haben wir es allerdings zu stark vereinfacht, sodass nun bestimmte Aktionen nicht mehr durchführbar sind“, sagt Igor. „Umso wichtiger ist das viele Feedback, das wir im Zuge der Umfrage bekommen haben. Es zeigt uns, an welcher Stelle wir noch nachbessern müssen.“

Auch wenn noch nicht alles rundläuft, zeigt sich hier der Vorteil, den ein zentrales System mitbringt: Je mehr Landesgesellschaften mit Kollecto+ arbeiten, desto mehr Erfahrungen fließen auch in die Weiterentwicklung des Systems. Probleme, die heute auftreten, sind beim Roll-out des nächsten Landes vermutlich schon längst behoben. Jede Landesgesellschaft, die es sich von den Kapazitäten her leisten kann, bringt zudem neue Ideen und Features in das System ein: „In Polen und Nordmazedonien arbeiten sie gerade an den ersten Automatisierungen. So fallen sich wiederholende Schritte in Zukunft mehr und mehr weg“, sagt Igor. Die Kosten für die Weiterentwicklung teilen alle Nutzer des Systems untereinander auf.

„Wir befinden uns in einem fortlaufenden Prozess“, sagt Igor. Auch wenn seine aktive Rolle im Projektteam vorerst vorbei ist, sei die Entwicklung noch längst nicht am Ende. Heute unterstützt er die Projektteams der anderen EOS Landesgesellschaften mit seinen Erfahrungen. In den Startlöchern stehen bereits Bosnien, Serbien, Slowenien und Rumänien. Acht weitere Länder sollen in den kommenden fünf Jahren folgen.