Zašto ćete zahvaljujući digitalnim opomenama brže dobiti vaš novac.

Potpuno automatizovani prijateljski podsjetnici umjesto staromodnih pisama: Pomoću sistema digitalnih opomena preduzeća mogu reagovati brže, efikasnije i na više personalizovan način na obavještenja o kašnjenjima u plaćanju ili neizvršenju plaćanja. No, samo djelić evropskih kompanija koriste ovu prednost.

Ako su dosadne e-poruke poslane u zadnji tren jedino što vam pada na um kada se spomene GDPR (Opća uredba o zaštiti podataka), promakla vam je poenta:

mnoge kompanije su se konačno latile ozbiljnog digitalnog proljetnog čišćenja. Zastarjeli poslovni procesi se testiraju, što predstavlja dobru priliku za efikasniju i digitalnu modernizaciju. Posebno kada se radi o upravljanju neizmirenim obavezama, evropske kompanije imaju na čemu poraditi: tokom 2017. godine samo 18 % evropskih kompanija je koristilo sisteme digitalnih opomena, prema EOS studiji "European Payment Practices". Kompanije daju novac na nekoliko načina: Digitalne opomene ne samo da rezultiraju blagovremenijim plaćanjima, nego dovode i do uštede na troškovima naplate za kompanije i snižavaju administrativne troškove i stope pogrešaka prilikom rukovanja dugovima klijenata.

Stupanje GDPR-a na snagu testira poslovne procese.

Iako je računovodstvo zasnovano na računarima uvelike postalo standard, mnoge kompanije ne posjeduju efikasan način za rukovanje kašnjenjima s izvršenjem. Umjesto toga, mnoge procedure opomena i dalje se zasnivaju na ljudskoj interakciji. Trenutak istine stiže kada kompanije u skladu sa zahtjevima GDPR-a kreiraju dokumentaciju u vezi s lokacijama na kojima se pohranjuju svi podaci o klijentima i načinima na koji se ti podaci obrađuju. Pitanje koje si postavljaju je: Da li stvarno moramo proći toliko mnogo koraka sklonih pogreškama da bismo zatražili novac koji nam klijenti duguju?

Ono što menadžeri u kompanijama često zaboravljaju je: Pouzdan sistem opomena ne samo da poboljšava likvidnost. On također štedi novac smanjujući gubitak klijenata jer uspostavljanje konstruktivnog dijaloga s klijentima u ranoj fazi pomaže da ih se zadrži — a zadržavanje klijenata je jeftinije od pridobijanja novih.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Naplata dugova zahtijeva drugačiji pristup danas.

Godina 2018. predstavlja dobar trenutak za kompanije da se zamisle o uvođenju potpuno digitalnog sistema opomena. To bi također omogućilo kompanijama da reaguju na mijenjanje zahtjeva klijenata koje je posljedica inovacija u elektronskoj trgovini, koja sve čini jednostavnijim, neformalnijim i prijateljski nastrojenim, iako se i dalje sve temelji na čisto racionalnim poslovnim procesima koji se zasnivaju na velikim podacima i algoritmima.

Kompanije često šalju opomene prebrzo i drastično putem e-poruka ili pisama s masivnim zaglavljima u kojima stoji natpis kao što je OPOMENA NA PLAĆANJE i aluzijama na dodatne troškove plaćanje, kamate, pa i sudski postupak. U ljudskoj je prirodi da klijenti mogu reagovati prkosno i defanzivno kada kasne s plaćanjima. Zapravo, većina kašnjenja s izvršenjem javlja se iz prilično trivijalnih razloga: Faktura je možda jednostavno previđena jer je bila na samom dnu pošiljke ili se nalazila u prilogu e-poruke koja je greškom izbrisana. Ili su klijenti jednostavno zaboravili da su kupovinu obavili na račun, a ne putem PayPala ili kreditne kartice kao obično.

Čak i ako terećenje bude neuspješno, to može biti rezultat nesretne slučajnosti: tekući račun je možda ušao u minus tačno na dan dospijeća. Ili je klijent morao naručiti novu kreditnu karticu jer je stara kartica koja je korištena za narudžbu ukradena ili blokirana.

Samouslužni portali oslobađaju resurse u kompanijama.

Bez obzira iz kojeg razloga: dobar sistem opomena automatski reaguje na takve slučajeve u obliku prijateljskih poruka bez birokratskih termina: Žao nam je, nismo uspjeli teretiti Vašu kreditnu karticu — kliknite ovdje da ažurirate svoje platne informacije i pokušat ćemo ponovo. U ovoj poruci se ni ne spominju izrazi poput ‘opomene’ ili ‘opomene na plaćanje’. Radi se o prostoj prijateljskoj e-poruci koja glasi: Nema problema, u ovom ubrzanom digitalnom svijetu svi ponekad izgubimo stvari iz vida.

Idealno bi bilo da poveznica u e-poruci vodi klijenta do samousložne internetske stranice na kojoj mogu ažurirati svoje podatke i pokrenuti novi proces plaćanja ili izvršiti plaćanje na licu mjesta. Za klijente to znači da se moraju nositi s manje papirologije i provesti manje vremena na telefonu, a transakcije se obavljaju brže i jeftinije, što povećava broj uspješnih naplata u računovodstvenom odjeljenju kompanije.

Što više osoblje mora intervenisati u proces digitalnih opomena, to je veći rizik da će pisme klijentima biti ignorisana ili kasniti, te da će se cijeli proces zaustaviti, što ne samo da smanjuje likvidnost, već i iritira i živcira klijente mnogo brže u današnjem vremenu nego što je bio slučaj nekoliko godina unazad. Razlog leži u činjenici da su nas sve razmazili dobro organizovani pioniri elektronske trgovine koje koristimo u svakodnevnom životu.

Mogućnost pristupa bazi podataka o klijentima, narudžbama i platnim transakcijama u svakom trenutku, primanje ažuriranja uživo u vezi s narudžbom i statusi dostave, te širok izbor opcija digitalnog plaćanja uključujući izravno terećenje, kreditnu karticu, PayPal i trenutne prenose: klijenti se svakodnevno susreću s potpuno digitalizovanim poslovnim procesima zasnovanim na podacima, tako da su sve osjetljiviji na sve što ima veze s papirologijom i birokratijom.

Mala i srednja preduzeća gube veliku količinu likvidnosti.

Nekoliko studija ukazuje na veličinu problema: u većini je kompanija previše obrtnog kapitala vezano, a neplaćeni računi su značajan faktor u tome. Problem je međunarodne prirode: u nordijskim zemljama (Švedskoj, Finskoj, Norveškoj i Danskoj) obrtni kapital koji je vezan u kompanijama premašuje evropski prosjek za oko trećinu, prema studiji koju je provela financijska grupacija Nordea. Zaključeno je da su 184 kompanije koje su učestvovale u studiji mogle osloboditi 65 milijardi eura ako bi bolje upravljale obrtnim kapitalom.

Povećana svijest o prednostima povezanim s efikasnijom naplatom potraživanja prisutna je u zemljama u kojoj likvidnost igra značajnu ulogu, pokazuje studija “European Payment Practices”: na vrhu liste je Španija, u kojoj 58 % kompanija koristi sistem digitalnih opomena. No, među vodećim se nalaze i Mađarska i Švicarska (53 %). S druge strane, izgleda da si većina kompanija u Njemačkoj i dalje može priuštiti održavanje statusa quo: samo 3 % kompanija u Njemačkoj tokom 2017. godine je koristilo potpuno digitalizovane sisteme opomena.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Štampaj