Zakaj vam digitalno pošiljanje opominov hitreje prinese denar

Popolnoma avtomatizirani prijazni opomini namesto staromodnih dopisov: Z digitalnim sistemom izterjav se lahko podjetja na zamude pri plačilih in neplačila odzivajo hitreje, bolj učinkovito in bolj osebno. Toda le del evropskih podjetij ga izkorišča.

Če ob GDPR pomislite le na neprijetna elektronska sporočila v zadnjem trenutku, ne poznate bistva:

mnoga podjetja so končno deležna resnega digitalnega spomladanskega čiščenja. Zastareli poslovni procesi so na preizkušnji – dobra priložnost za bolj učinkovito in digitalno prenovo. Zlasti ko gre za obvladovanje zaostalih plačil, morajo evropska podjetja postoriti še kar precej: V skladu s študijo EOS »European Payment Practices« je leta 2017 digitalne sisteme izterjav uporabljalo le 18 odstotkov evropskih podjetij. Podjetja se odrekajo denarju na več načinov: Digitalno pošiljanje opominov ne vodi le do bolj točnih plačil, temveč tudi prihrani stroške izterjave podjetij in zmanjša administrativne obremenitve in napake pri upravljanju dolgov strank.

Nastop uredbe GDPR preizkuša poslovne procese.

Čeprav je računalniško računovodstvo zdaj večinoma standard, mnoga podjetja nimajo učinkovitega načina ravnanja z neplačili. Zato je veliko postopkov izterjav še vedno odvisnih od človeške interakcije. Trenutek resnice nastopi, ko podjetja izdelujejo dokumentacijo v skladu z uredbo GDPR, o tem, kje so shranjeni vsi podatki o strankah in kako se obdelujejo. Sprašujejo se: Ali moramo iti resnično skozi toliko zapletenih korakov, da bi zahtevali neplačani denar?

Direktorji podjetij pogosto pozabljajo: Trden sistem izterjave ne povečuje samo vaše likvidnosti. Prav tako vam prihrani denar zaradi zmanjšanja osipa strank, saj zgodnji konstruktivni dialog s strankami prispeva k temu, da se vračajo — stranke pa je ceneje ohraniti kot pridobiti nove.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Izterjava dolgov danes zahteva drugačen ton.

Zato je leto 2018 dobro leto za podjetja, da razmišljajo o uvedbi popolnoma digitalnega sistema izterjave. Ta sistem podjetjem omogoča tudi hitrejši odziv na spremembe potreb strank, ki so posledica inovacij v e-poslovanju, kjer je vse nekoliko lažje, bolj neformalno in prijaznejše — čeprav vse temelji na popolnoma racionalnih poslovnih procesih z veliko podatki in algoritmi.

Podjetja pogosto pošiljajo e-poštna sporočila ali dopise z opomini prehitro in preveč drastično, s krepkim napisom v glavi, kot je OPOMIN ZA PLAČILO, in z opozorili glede dodatnih stroškov plačila, obresti in celo pravnih ukrepov. V tem primeru stranke, ki zamujajo s plačili, najpogosteje odreagirajo besno ali obrambno. Pravzaprav je razlog za zamudo večinoma zelo nepomemben: Stranka je lahko račun preprosto spregledala, ker je bil skrit na dnu kupa ali pripet v e-sporočilu, ki je bilo pomotoma izbrisano. Lahko pa so stranke preprosto pozabile, da so nekaj kupile na račun in ne prek PayPal-a ali kreditne kartice kot običajno.

Tudi v primeru neuspešne direktne bremenitve gre lahko samo za nesrečno naključje: Znesek na tekočem računu je lahko na datum zapadlosti že presežen. Ali pa je morala stranka naročiti novo kreditno kartico, ker je bila stara, ki jo je uporabila za naročilo, ukradena ali zaklenjena.

Samopostrežni portali sproščajo vire v podjetjih.

Ne glede na razlog: Dober sistem izterjav se na take primere samodejno odziva s prijaznimi sporočili brez birokratskih izrazov: Žal nismo mogli bremeniti vaše kreditne kartice – kliknite tukaj, da posodobite podatke o plačilu, in poskusili bomo znova. Sporočila niti ne omenjajo besed, kot sta ‘opomin’ ali ‘opomin za plačilo’. Samo prijazno e-sporočilo: Brez skrbi, v tem hitrem digitalnem svetu vsi včasih izgubljamo stvari.

Idealno bi bilo, da povezava v e-sporočilu vodi stranke na samopostrežno spletno stran, kjer lahko posodobijo svoje podatke in sprožijo nov postopek za plačilo ali plačajo kar tam. Za stranke to pomeni manj administrativnega dela in manj časa na telefonu, medtem ko transakcije potekajo hitreje in ceneje, število uspešnih plačil v računovodskem oddelku podjetja pa se poveča.

Več kot se mora osebje vmešavati v digitalni postopek izterjav, večje je tveganje, da bodo stranke ignorirale dopise za stranke ali da bodo dopisi obravnavani z zamudo in tako se ustavi celoten proces — ki vam danes veliko hitreje zmanjšuje likvidnost in hkrati draži in jezi stranke kot nekaj let nazaj. Ker smo danes vsi razvajeni s strani zelo dobro organiziranih pionirjev e-poslovanja, s katerimi sodelujemo v svojem osebnem življenju.

Vedno lahko prikličemo lastne podatke o stranki, naročila in plačilne transakcije, prejmemo aktualna obvestila o naročilu in statusu dobave ter imamo široko ponudbo razpoložljivih digitalnih plačilnih metod, vključno s kreditnimi karticami, PayPal-om in takojšnjimi prenosi: Stranke vsakodnevno doživljajo popolnoma digitalizirane poslovne procese, ki temeljijo na uporabi podatkov, zato so vse bolj občutljive na vse, kar smrdi po administrativnem delu in birokraciji.

Mala in srednje velika podjetja se odrekajo ogromno likvidnosti.

Več študij ponazarja velikost težave: V mnogih podjetjih je preveč vezanega delovnega kapitala, tu pa so glavni razlog neplačani računi. To je mednarodna težava: V skladu s študijo finančne skupine Nordea vezani delovni kapital v podjetjih v skandinavskih državah Švedske, Finske, Norveške in Danske presega evropsko povprečje za približno tretjino. V skladu s študijo bi 184 podjetij, ki so sodelovala v tej študiji, lahko sprostilo 65 milijard evrov z boljšim upravljanjem obratnih sredstev.

Študija »European Payment Practices« kaže, da je povečana ozaveščenost o prednostih v povezavi z bolj učinkovito izterjavo dolgov v državah, kjer je likvidnost velika težava: Na vrhu seznama je Španija, kjer 58 odstotkov podjetij upravlja digitalni sistem izterjav. Med prvimi sta tudi Madžarska in Švica (53 odstotkov). Po drugi strani pa si v Nemčiji večina podjetij lahko privošči luksuz ohranjanja statusa quo: Leta 2017 je le 3 odstotke nemških podjetij poslovalo s popolno digitaliziranimi sistemi izterjave.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Tiskanje