Prečo dostanete vďaka digitálnej upomienke svoje peniaze rýchlejšie

Ponuka plne automatizovaných priateľských upomienok namiesto staromódnych listov: pomocou systému digitálnych upomienok dokážu spoločnosti reagovať rýchlejšie, efektívnejšie a osobnejšie na platby v omeškaní alebo nezaplatené platby. Ale len časť európskych spoločností využíva tento systém.

Dlhy a platby

Ak všetko, čo vás napadne v súvislosti s GDPR sú otravné e-mailové správy na poslednú chvíľu, niečo vám ušlo.

Veľa spoločností sa napokon obráti na jarné upratovanie svojich digitálnych procesov. Tie zastaralé prechádzajú testom, pričom nastáva dobrá príležitosť pre efektívnejšiu a digitálnejšiu modernizáciu. Európske spoločnosti majú čo doháňať najmä čo sa týka riadenia nedoplatkov: v roku 2017 malo podľa prieskumu spoločnosti EOS „European payment practices “ iba 18 percent európskych spoločností zavedené systémy digitálnych upomienok. Spoločnosti rozdávajú peniaze viacerými spôsobmi: zatiaľ čo digitálna podpora nielenže vedie k presnejším platbám, zároveň šetrí spoločnostiam náklady na vymáhanie a znižuje administratívnu záťaž, resp. mieru chybovosti pri vybavovaní dlhu zákazníka.

Zavedenie GDPR testuje obchodné procesy.

Hoci je počítačové účtovníctvo v súčasnosti vo veľkej miere štandardné, mnohé spoločnosti nemajú účinný spôsob riadenia faktúr v omeškaní. Namiesto toho veľa upomienkovacích procesov stále závisí od interakcie človeka. Okamih pravdy prichádza, keď spoločnosti vypracujú dokumentáciu, ktorú vyžaduje GDPR o tom, kde sú všetky údaje klienta uložené a ako sa spracovávajú. Pýtajú sa: "Naozaj musíme prejsť takým množstvom krokov náchylných na chyby, aby sme mohli vôbec žiadať o peniaze, ktoré nám dlhujú?"

Na čo často zabúdajú podnikoví manažéri je, že solídny systém upomienok zvyšuje nielen váš cash flow, ale zároveň šetrí peniaze tým, že znižuje počet zákazníkov, pretože konštruktívny dialóg so zákazníkmi v počiatočnom štádiu pomáha, aby sa vracali späť — a je lacnejšie udržať si zákazníkov, ako získať nových.

Digital Dunning: A manual dunning process not only causes inefficient processing, manual dunning notices also reach their limits under the GDPR test bench. The GDPR prescribes documentation of customer data processing.

Vymáhanie dlhu si v súčasnosti vyžaduje iný tón.

Takže rok 2018 je dobrým rokom pre spoločnosti, aby porozmýšľali o zavedení plne digitálneho systému upomienok. Spoločnostiam by to zároveň umožnilo reagovať na zmenu požiadaviek klientov vyvolaných inováciami v elektronickom obchode, kde je všetko o niečo jednoduchšie, neformálnejšie a priateľskejšie. Aj keď to všetko vychádza z čisto racionálnych obchodných procesoch založených na veľkých údajov a algoritmoch.

Spoločnosti často odosielajú upomienky príliš rýchlo a príliš drasticky poštou alebo vo forme listov s hlavičkami tučným písmom, ako napr. "UPOMIENKA", pričom nezabudnú naznačiť, že budú požadovať dodatočné platby, úroky a dokonca že uplatnia aj právne kroky. Je logické, že zákazníci často reagujú defenzívne až útočne. V skutočnosti väčšina zákazníkov mešká s úhradou z dosť triviálnych dôvodov. Jednoducho mohli prehliadnuť faktúru, pretože bola skrytá v spodnej časti balíka alebo bola priložená k e-mailu, ktorý neúmyselne vymazali. Alebo zákazníci len zabudli, že si zakúpili na faktúru a nie prostredníctvom služby PayPal alebo kreditnej karty, ako to štandardne robia.

Aj keď zlyhá zúčtovanie kreditnej karty, môže to byť jednoducho nešťastná náhoda: bežný účet môže byť presne v deň splatnosti prečerpaný. Alebo si zákazník musel objednať novú kreditnú kartu, pretože mu niekto odcudzil starú kartu, ktorá bola použitá pri objednávke, alebo bola zablokovaná.

Samoobslužné portály uvoľňujú zdroje v spoločnostiach.

Nezáleží na tom, z akého dôvodu: Dobrý systém upomienok automaticky reaguje na takéto prípady priateľskými správami bez byrokratických výrazov: "Ospravedlňujeme sa, ale nemohli sme zúčtovať platbu z Vašej kreditnej karty. Na aktualizáciu informácií o spôsobe platby kliknite sem a pokúsime sa úhradu zopakovať." V správe sa slová, ako napr. „upomienka“ alebo „pripomenutie platby“ ani len nespomínajú. E-mailová správa len priateľsky hovorí: "Žiadne obavy, v tomto rýchlom digitálnom svete niekedy strácame prehľad o veciach."

V ideálnom prípade navedie e-mailový odkaz klientov na samoobslužnú webovú lokalitu, kde môžu aktualizovať svoje údaje a iniciovať nový platobný proces alebo zaplatiť priamo na mieste. Pre zákazníkov to znamená menej papierovania a menej času stráveného telefonovaním, zatiaľ čo sa transakcia rieši rýchlejšie a lacnejšie.  Tým sa zároveň zvyšuje počet úspešných platieb v účtovníctve spoločnosti.

Čím viac zamestnancov musí manuálne zasiahnuť do procesu digitálnych upomienok, tým je väčšie riziko, že zákazníci listy odignorujú alebo budú meškať s úhradou a celý proces sa zastaví. To nielen znižuje váš cash flow, ale v súčasnej dobe zároveň nahnevá a obťažuje zákazníkov oveľa rýchlejšie než pred niekoľkými rokmi, keďže nás všetkých rozmaznávajú veľmi dobre organizovaní priekopníci v oblasti elektronického obchodu, s ktorými sa stretávame ba dennej báze. .

Vždy si môžete vyvolať svoje vlastné údaje o zákazníkoch, objednávkach a platobných transakciách, získať aktuálne informácie o stavoch objednávok a dodávok a k dispozícii máte širokú škálu spôsobov digitálnej platby vrátane inkasa, kreditnej karty, PayPal a okamžitých prevodov: Zákazníci majú každý deň k dispozícii plne digitalizované obchodné procesy založené na údajoch, čím sú čoraz citlivejší na čokoľvek, čo vyzerá ako dokument alebo byrokratická záťaž.

Malé a stredné podniky blokujú značnú likviditu.

Rozsah problému preukázalo niekoľko štúdií: V mnohých spoločnostiach je príliš veľa viazaného pracovného kapitálu a hlavným prispievateľom sú nezaplatené faktúry. Je to medzinárodný problém: Podľa štúdie, ktorú vykonala finančná skupina Nordea presahuje v severských krajinách, ako Švédsko, Fínsko, Nórsko a Dánsko, viazaný pracovný kapitál v spoločnosti európsky priemer približne o tretinu. 184 spoločností, ktoré sa zúčastnili prieskumu, by mohlo uvoľniť lepším riadením kapitálu 65 miliárd eur.

Prieskum spoločnosti  EOS „European payment practices“ preukázal, že vyššie povedomie o výhodách súvisiacich s efektívnejším vymáhaním dlhov existuje v krajinách, kde je veľká otázka likvidity. Na vrchu tohto zoznamu je Španielsko, kde 58 percent spoločností má zavedený systém digitálnych upomienok. Ale medzi spoločnosti na popredných miestach sa nachádza aj Maďarsko a Švajčiarsko (53 percent). V Nemecku sa na druhej strane zdá, že si väčšina spoločností môže dovoliť luxus zachovania súčasného stavu: V roku 2017 prevádzkovali len 3 percentá nemeckých spoločností plne digitalizované systémy upomienok.

SMEs give away plenty of liquidity.
Several studies illustrate the size of the problem: In many companies too much of the working capital is tied up, and unpaid bills are a major contributor here.

Zdieľať toto

Vytlačiť