Derfor får du pengene hurtigere ved digitale rykkere.
Helautomatiske venlige påmindelser i stedet for gammeldags breve: Med et digitalt rykkersystem kan virksomheder reagere hurtigere, mere effektivt og mere tilpasset på for sene betalinger eller misligholdelse. Men kun en brøkdel af Europas virksomheder benytter sig af det.
Hvis du kun kommer til at tænke på forbistrede e-mails i sidste øjeblik, når du tænker på EU’s nye persondataforordning, så misser du pointen:
langt om længe er der mange virksomheder, som får gjort tilbundsgående rent i deres digitale hus. Forældede forretningsprocedurer bliver sat på prøve, for nu er her en god mulighed for en mere effektiv og digital modernisering. Især når det drejer sig om at administrere restancer, har europæiske virksomheder en del at indhente: I 2017 havde bare 18 % af europæiske virksomheder digitale rykkersystemer ifølge EOS-analysen “Betalingsadfærd i Europa”. Virksomheder forærer penge væk på flere måder: Digitale rykkerskrivelser fører ikke blot til flere rettidige betalinger, men sparer også virksomheder for inddrivelsesomkostninger og nedsætter de administrative byrder og fejlprocenter, når kundegælden skal håndteres.
EU’s nye persondataforordning sætter forretningsprocedurer på prøve.
Selv om computerbaseret regnskabsførelse nu er blevet stort set standard, så har mange virksomheder ingen effektiv måde at håndtere manglende betalinger på. I stedet afhænger mange rykkerprocedurer stadig af menneskelig interaktion. Sandhedens øjeblik opstår, når virksomheder skaber den påkrævede dokumentation fra EU’s persondataforordning om, hvor al kundedata lagres, og hvordan dataene bliver behandlet. De spørger sig selv: Er vi virkelig nødt til at gå så mange trin igennem, som kan give anledning til fejl, for at bede om de penge, som vi skyldes?
Hvad mange virksomhedsledere ofte glemmer, er, at et solidt rykkersystem ikke kun øger likviditeten, men det sparer også penge ved at mindske kundeafgangen, da det at indgå i en konstruktiv dialog med kunder på et tidligt tidspunkt hjælper med at få dem til at blive ved med at vende tilbage – og det er billigere at bevare kunder end at vinde nye.
Hvad mange virksomhedsledere ofte glemmer, er, at et solidt rykkersystem ikke kun øger likviditeten, men det sparer også penge ved at mindske kundeafgangen, da det at indgå i en konstruktiv dialog med kunder på et tidligt tidspunkt hjælper med at få dem til at blive ved med at vende tilbage – og det er billigere at bevare kunder end at vinde nye.
Inkasso kræver en anden tone i dag.
Så 2018 er et godt år for virksomheder til at overveje introduktionen af et fuldt digitalt rykkersystem. Det vil gøre det muligt for virksomheder at reagere på en ændring i kundekrav udløst af nyskabelser i e-handel, hvor alting er en smule mere enkelt, mere uformelt og venligere – selv om det hele er baseret på forretningsprocesser, der er rationelle med big data og algoritmer.
Ofte sender virksomheder for hurtigt påmindelser ud på en dramatisk facon med mails og breve skrevet med fede overskrifter såsom ”BETALINGSPÅMINDELSE” og insinuerer yderligere gebyrer, renter og sågar retslige efterspil. Det er kun menneskeligt forståeligt, at folk kan reagere trodsigt og gå i forsvarsposition her, når der ikke betales til tiden. Faktisk opstår de fleste manglende betalinger af helt banale årsager: En faktura kan ganske enkelt være blevet overset, da den lå gemt helt på bunden af en pakke, eller at fakturaen var vedhæftet en e-mail, der blev slettet ved en fejl. Eller kunderne har simpelthen glemt, at de har købt a conto og ikke via PayPal eller kreditkort, som de plejer at gøre.
Selv når debiteringen går galt, kan det ganske enkelt skyldes det uheldige sammentræf, at anfordringskontoen var overtrukket præcis på forfaldsdagen. Eller at kunden måtte bestille et nyt kreditkort, da det gamle, der blev brugt til ordren, var blevet stjålet eller spærret.
Ofte sender virksomheder for hurtigt påmindelser ud på en dramatisk facon med mails og breve skrevet med fede overskrifter såsom ”BETALINGSPÅMINDELSE” og insinuerer yderligere gebyrer, renter og sågar retslige efterspil. Det er kun menneskeligt forståeligt, at folk kan reagere trodsigt og gå i forsvarsposition her, når der ikke betales til tiden. Faktisk opstår de fleste manglende betalinger af helt banale årsager: En faktura kan ganske enkelt være blevet overset, da den lå gemt helt på bunden af en pakke, eller at fakturaen var vedhæftet en e-mail, der blev slettet ved en fejl. Eller kunderne har simpelthen glemt, at de har købt a conto og ikke via PayPal eller kreditkort, som de plejer at gøre.
Selv når debiteringen går galt, kan det ganske enkelt skyldes det uheldige sammentræf, at anfordringskontoen var overtrukket præcis på forfaldsdagen. Eller at kunden måtte bestille et nyt kreditkort, da det gamle, der blev brugt til ordren, var blevet stjålet eller spærret.
Selvbetjenings-
portaler frigør ressourcer i virksomheder.
Uanset af hvilken grund reagerer et godt rykkersystem automatisk i den slags tilfælde med venlige beskeder uden bureaukratisk terminologi: ”Vi beklager, men vi kunne desværre ikke hæve på dit kreditkort. Klik venligst her og opdater dine betalingsoplysninger, for så vil vi prøve igen.” Beskederne nævner ikke engang noget om ord som ”påmindelse” eller ”betalingspåmindelse”. Det er blot en venlig e-mail, der siger: ”Bare rolig. I den her hurtige digitale verden overser vi alle noget af og til.”
Ideelt set fører e-maillinket til et selvbetjeningswebsite, hvor de kan opdatere deres oplysninger og påbegynde en ny betalingsproces, eller betale med det samme. For kunderne betyder det mindre papirarbejde og mindre tid på telefonen, mens transaktionerne bliver håndteret hurtigere og billigere, hvilket øger antallet af vellykkede betalinger for en virksomheds regnskabsafdeling.
Jo mere medarbejdere bliver nødt til manuelt at gribe ind i en digital rykkerproces, desto større er risikoen for, at kundebreve bliver overset eller forsinkede, og at hele processen langsomt går i stå – hvilket ikke kun svækker din likviditet, men også irriterer og generer kunder meget hurtigere i dag, end det gjorde for bare nogle år siden. For i dag er vi alle forvænt med velorganiserede e-handelspionerer, som vi har med at gøre i privatlivet.
At kunne få sine egne kundedata, ordrer og betalingstransaktioner frem, at kunne få øjeblikkelige opdateringer på ordrer og leveringsstatusser og at have en bred vifte af digitale betalingsmetoder at vælge imellem, der omfatter betalingsservice, kreditkort, PayPal og straksoverførsler: Kunder oplever fuldt digitaliserede, databaserede forretningsprocesser i det daglige, så de er i stigende grad overfølsomme over for det mindste, der lugter af besværligt papirarbejde og bureaukrati.
Ideelt set fører e-maillinket til et selvbetjeningswebsite, hvor de kan opdatere deres oplysninger og påbegynde en ny betalingsproces, eller betale med det samme. For kunderne betyder det mindre papirarbejde og mindre tid på telefonen, mens transaktionerne bliver håndteret hurtigere og billigere, hvilket øger antallet af vellykkede betalinger for en virksomheds regnskabsafdeling.
Jo mere medarbejdere bliver nødt til manuelt at gribe ind i en digital rykkerproces, desto større er risikoen for, at kundebreve bliver overset eller forsinkede, og at hele processen langsomt går i stå – hvilket ikke kun svækker din likviditet, men også irriterer og generer kunder meget hurtigere i dag, end det gjorde for bare nogle år siden. For i dag er vi alle forvænt med velorganiserede e-handelspionerer, som vi har med at gøre i privatlivet.
At kunne få sine egne kundedata, ordrer og betalingstransaktioner frem, at kunne få øjeblikkelige opdateringer på ordrer og leveringsstatusser og at have en bred vifte af digitale betalingsmetoder at vælge imellem, der omfatter betalingsservice, kreditkort, PayPal og straksoverførsler: Kunder oplever fuldt digitaliserede, databaserede forretningsprocesser i det daglige, så de er i stigende grad overfølsomme over for det mindste, der lugter af besværligt papirarbejde og bureaukrati.
Små og mellemstore virksomheder forærer masser af likviditet væk.
Flere undersøgelser belyser størrelsen af problemet: I mange virksomheder er for stor en del af driftskapitalen bundet, og ubetalte regninger er en stor bidragsyder hertil. Det er et internationalt problem: I de nordiske lande - Sverige, Finland, Norge og Danmark - overstiger den bundne driftskapital det europæiske gennemsnit med næsten en tredjedel ifølge en undersøgelse foretaget af Nordea Bank. De 184 virksomheder, der deltog i undersøgelsen, kunne frigive 65 milliarder euro ved en bedre driftskapitalforvaltning, står der.
Der eksisterer et øget kendskab til fordelene ved en mere effektiv inkasso i lande, hvor likviditeten er et stort problem, viser EOS-analysen ”Betalingsadfærd i Europa”: Øverst på listen ligger Spanien, hvor 58 procent af virksomhederne opererer med et digitalt rykkersystem. Men også Ungarn og Schweiz (53 procent) er bland frontløberne. På den anden side lader det stadig til, at man i de fleste tyske virksomheder har råd til den luksus at bevare status quo: I 2017 opererede kun 3 procent af de tyske virksomheder med et fuldt digitaliseret rykkersystem.
Der eksisterer et øget kendskab til fordelene ved en mere effektiv inkasso i lande, hvor likviditeten er et stort problem, viser EOS-analysen ”Betalingsadfærd i Europa”: Øverst på listen ligger Spanien, hvor 58 procent af virksomhederne opererer med et digitalt rykkersystem. Men også Ungarn og Schweiz (53 procent) er bland frontløberne. På den anden side lader det stadig til, at man i de fleste tyske virksomheder har råd til den luksus at bevare status quo: I 2017 opererede kun 3 procent af de tyske virksomheder med et fuldt digitaliseret rykkersystem.