Dlaczego cyfrowe monitowanie pozwala na szybsze odzyskanie należności?
W pełni zautomatyzowane przyjazne upomnienia zamiast przestarzałych listów. Cyfrowy system monitujący umożliwia firmom szybszą, wydajniejszą i bardziej zindywidualizowaną reakcję na opóźnienia lub zaległości w spłacie należności. Ale jedynie niewielki odsetek europejskich firm korzysta z tego rozwiązania.
Jeśli RODO kojarzy Ci się wyłącznie ze zbędnymi, pośpiesznie napisanymi e-mailami, umyka Ci jego sedno.
Wiele firm z powodu RODO w końcu zabiera się za poważne cyfrowe porządki swojej firmy. Przestarzałe procesy biznesowe poddawane są próbie, co stanowi doskonałą okazję na wydajniejszą i cyfrową reorganizację firmy. Firmy europejskie muszą dużo nadrobić, w szczególności jeśli chodzi o zarządzanie zadłużeniem. W 2017 r. tylko 18% firm europejskich korzystało z systemów cyfrowego monitowania zgodnie z badaniem EOS „European Payment Practices“. Firmy rozdają swoje pieniądze na wiele różnych sposobów. Cyfrowe monitowanie nie tylko prowadzi do terminowych płatności, ale również oszczędza firmom koszty windykacji, obniża obciążenia administracyjne i błędy obsługi długu klienta.
Pojawienie się przepisów RODO testuje wydajność procesów biznesowych.
Pomimo tego, że skomputeryzowana księgowość jest obecnie w dużej mierze standardem, wiele firm nie dysponuje skutecznym sposobem obsługi zaległych należności. Wiele firm w dalszym ciągu korzysta z monitowania opartego na ludzkiej interakcji. Moment próby przychodzi, kiedy firmy opracowują dokumentacje wymaganą przez RODO odnośnie miejsca przechowywania wszystkich danych klientów oraz ich przetwarzania. Ponieważ wtedy powstaje pytanie: Czy naprawdę musimy wykonać tyle działań narażonych na błędy, żeby poprosić o zwrot należności?
Wielu kierowników firm często zapomina, że wydajny system monitowania nie tylko poprawia płynność finansową, ale również oszczędza środki pieniężne, obniżając wskaźnik odpływu klientów, ponieważ rozpoczęcie konstruktywnego dialogu z klientem na wczesnych etapach windykacji zwiększa jego lojalność względem firmy — a jak wiadomo zatrzymanie klienta jest tańsze od zdobycia nowego.
Wielu kierowników firm często zapomina, że wydajny system monitowania nie tylko poprawia płynność finansową, ale również oszczędza środki pieniężne, obniżając wskaźnik odpływu klientów, ponieważ rozpoczęcie konstruktywnego dialogu z klientem na wczesnych etapach windykacji zwiększa jego lojalność względem firmy — a jak wiadomo zatrzymanie klienta jest tańsze od zdobycia nowego.
W dzisiejszych czasach windykacja wymaga innego podejścia.
Z tego powodu rok 2018 jest dobrym momentem dla firm na rozważenie wprowadzenia w pełni cyfrowego systemu monitowania. System pomoże firmom odpowiedzieć na zmiany w wymaganiach klientów, powstające w wyniku wprowadzania innowacji w handlu elektronicznym, który staje się prostszy, bardziej nieformalny i bardziej przyjazny — pomimo tego, że opiera się na całkowicie racjonalnych, wykorzystujących duże zbiory danych i algorytmy procesach biznesowych.
Często firmy wysyłają upomnienia mailowo lub pocztą za szybko i w zbyt drastycznej formie, oznaczone tytułami WEZWANIE DO ZAPŁATY, a także obciążają klienta dodatkowymi opłatami, odsetkami lub grożą podjęciem działań prawnych. Nic dziwnego, że klienci, którzy opóźniają się ze spłatą długu, ignorują takie wiadomości lub przyjmują taktykę obronną w reakcji na nie. W rzeczywistości większość zwłok w spłacie należności powstaje z błahych powodów. Na przykład takich jak omyłkowe pominięcie faktury, którą schowano na dnie opakowania lub załączono do maila, który został przypadkowo usunięty. Lub klient po prostu zapominał, że zrobił zakupy na kredyt, a nie jak zazwyczaj przez platformę PayPal lub na kartę kredytową.
Nawet jeśli nie uda się ściągnąć należności z konta, może okazać się to niefortunnym zbiegiem okoliczności. Stan rachunku bieżącego mógł zostać przekroczony dokładnie w dzień opłaty należności. Lub klient musiał zamówić nową kartę kredytową, ponieważ wcześniejsza, której użył do złożenia zamówienia została skradziona lub zablokowana.
Często firmy wysyłają upomnienia mailowo lub pocztą za szybko i w zbyt drastycznej formie, oznaczone tytułami WEZWANIE DO ZAPŁATY, a także obciążają klienta dodatkowymi opłatami, odsetkami lub grożą podjęciem działań prawnych. Nic dziwnego, że klienci, którzy opóźniają się ze spłatą długu, ignorują takie wiadomości lub przyjmują taktykę obronną w reakcji na nie. W rzeczywistości większość zwłok w spłacie należności powstaje z błahych powodów. Na przykład takich jak omyłkowe pominięcie faktury, którą schowano na dnie opakowania lub załączono do maila, który został przypadkowo usunięty. Lub klient po prostu zapominał, że zrobił zakupy na kredyt, a nie jak zazwyczaj przez platformę PayPal lub na kartę kredytową.
Nawet jeśli nie uda się ściągnąć należności z konta, może okazać się to niefortunnym zbiegiem okoliczności. Stan rachunku bieżącego mógł zostać przekroczony dokładnie w dzień opłaty należności. Lub klient musiał zamówić nową kartę kredytową, ponieważ wcześniejsza, której użył do złożenia zamówienia została skradziona lub zablokowana.
Samoobsługowe portale uwalniają dodatkowe zasoby firmy.
Bez względu na powód wydajny system monitowania automatycznie odpowiada na takie sytuacje przyjaznymi wiadomościami niezawierającymi terminów urzędowych: Przepraszamy, ale nie udało nam się ściągnąć należności z Państwa karty kredytowej — proszę kliknąć tutaj i zaktualizować swoje dane płatności, aby umożliwić nam ponowienie próby ściągnięcia należności. Wiadomość nie zawiera takich wyrazów jakupomnienie czy wezwanie do płatności. Po prostu przyjazny e-mail: Nic się nie stało. W tym szybko zmieniającym się cyfrowym świecie, każdemu z nas zdarza się zapomnieć.
Najlepiej, jeśli link w mailu przekieruje klienta do strony z platformą samoobsługową, gdzie będzie mógł zaktualizować swoje informacje i zainicjować nowym proces ściągania należności lub od razu przelać należność. Dla klientów oznacza to mniej biurokracji i czasu spędzonego na telefonie, a dla firmy szybszą i tańszą realizację transakcji oraz zwiększenie liczby pomyślnie ściągniętych należności przez dział księgowości.
Im większy zakres ingerencji personelu w cyfrowy proces monitowania, tym większe ryzyko opóźnienia płatności, zignorowania przez klienta listu z upomnieniem i zatrzymania procesu — co nie tylko ogranicza płynność finansową, ale również obecnie znacznie szybciej irytuje i denerwuje klientów niż jeszcze kilka lat temu. Dzieje się tak, ponieważ wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do bardzo dobrze zorganizowanych i sprawnych procesów pionierów handlu elektronicznego, z którymi mamy do czynienia w życiu osobistym.
Mamy ciągły dostęp do swoich własnych danych klienta, zamówień i transakcji, otrzymywania aktualizacji dot. zamówień i procesu dostawy w czasie rzeczywistym, wyboru szerokiego zakresu cyfrowych metod płatności, w tym zlecenia zapłaty, płatności kartą kredytową, przez platformę PayPal oraz natychmiastowe przelewy. Klienci każdego dnia doświadczają procesów biznesowych, które są w pełni cyfrowe i oparte na danych, dlatego są coraz bardziej wrażliwi na procesy, które wiążą się z wypełnianiem dokumentów i biurokracją.
Najlepiej, jeśli link w mailu przekieruje klienta do strony z platformą samoobsługową, gdzie będzie mógł zaktualizować swoje informacje i zainicjować nowym proces ściągania należności lub od razu przelać należność. Dla klientów oznacza to mniej biurokracji i czasu spędzonego na telefonie, a dla firmy szybszą i tańszą realizację transakcji oraz zwiększenie liczby pomyślnie ściągniętych należności przez dział księgowości.
Im większy zakres ingerencji personelu w cyfrowy proces monitowania, tym większe ryzyko opóźnienia płatności, zignorowania przez klienta listu z upomnieniem i zatrzymania procesu — co nie tylko ogranicza płynność finansową, ale również obecnie znacznie szybciej irytuje i denerwuje klientów niż jeszcze kilka lat temu. Dzieje się tak, ponieważ wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do bardzo dobrze zorganizowanych i sprawnych procesów pionierów handlu elektronicznego, z którymi mamy do czynienia w życiu osobistym.
Mamy ciągły dostęp do swoich własnych danych klienta, zamówień i transakcji, otrzymywania aktualizacji dot. zamówień i procesu dostawy w czasie rzeczywistym, wyboru szerokiego zakresu cyfrowych metod płatności, w tym zlecenia zapłaty, płatności kartą kredytową, przez platformę PayPal oraz natychmiastowe przelewy. Klienci każdego dnia doświadczają procesów biznesowych, które są w pełni cyfrowe i oparte na danych, dlatego są coraz bardziej wrażliwi na procesy, które wiążą się z wypełnianiem dokumentów i biurokracją.
MŚP ograniczają swoją płynność finansową.
Wiele różnych badań obrazuje zakres tego problemu. W wielu firmach zbyt duża część kapitału obrotowego jest zamrożona, do czego przyczyniają się w dużej mierze niepłacone rachunki. Stanowi to międzynarodowy problem. W krajach nordyckich tj. Szwecji, Finlandii, Norwegii i Danii, zamrożony kapitał obrotowy firm przewyższa średnią europejską o mniej więcej jedną trzecią zgodnie w wynikami badania przeprowadzony przez instytucję finansową Nordea. Aż 184 firm, które uczestniczyły w badaniu mogłyby uwolnić 65 miliardów euro poprzez lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym.
Badanie „European Payment Practices“ wykazało, że w krajach gdzie płynność finansowa stanowi duży problem zwiększa się świadomość zalet powiązanych z bardziej wydajnym procesem windykacyjnym. Najwięcej firm, bo aż 58%, które korzystają z cyfrowych systemów monitowania znajduje się w Hiszpanii. Tuż za Hiszpanią plasują się Węgry i Szwajcaria (53%). Natomiast w Niemczech większości firm w dalszym ciągu wydaje się stać na luksus nienaruszania statusu quo. W 2017 r. tylko 3% niemieckich firm korzystało z cyfrowych systemów monitowania.
Badanie „European Payment Practices“ wykazało, że w krajach gdzie płynność finansowa stanowi duży problem zwiększa się świadomość zalet powiązanych z bardziej wydajnym procesem windykacyjnym. Najwięcej firm, bo aż 58%, które korzystają z cyfrowych systemów monitowania znajduje się w Hiszpanii. Tuż za Hiszpanią plasują się Węgry i Szwajcaria (53%). Natomiast w Niemczech większości firm w dalszym ciągu wydaje się stać na luksus nienaruszania statusu quo. W 2017 r. tylko 3% niemieckich firm korzystało z cyfrowych systemów monitowania.